想借助 Google Workspace 高级功能让公司如虎添翼吗？
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管理老板的事务
通过 Google Chat 保持联系
如果您的主管不在办公室，而您急需联系他/她，该怎么办？使用 Google Chat，您可以随时随地通过任意设备发起聊天。
了解如何开始使用 Google Chat
为您的主管管理联系人、电子邮件和日历
无论您是某人的助理还是暂代主管处理事务，都可以代表他们访问和管理他们的联系人，撰写和回复 Gmail 邮件，或者安排和协调日历活动。
管理联系人
让主管将其联系人委托给您。然后，您就可以访问和管理主管的联系人了。您可以添加和更新联系人信息，如姓名、电话号码和地址。
管理 Gmail 收件箱
请让主管按照以下步骤将其收件箱委托给您：
- 点击右上角的“设置”图标
设置。
- 点击帐号和导入。
- 在“授权以下用户访问我的帐号”部分，点击添加其他帐号。
注意：您的单位可能会限制电子邮件委托。如果您没有看到此设置，请与您的 G Suite 管理员联系。- 输入您要添加的用户的电子邮件地址，然后点击下一步。
- 点击发送电子邮件以授予访问权限。
您的主管完成这些步骤后，您会收到一封电子邮件，要求您进行确认。然后，您就可以阅读、删除他们的电子邮件，以及为他们发送邮件。当您代表主管发送邮件时，系统会同时显示您和主管的电子邮件地址。
注意：确认后，您最长可能需要 24 小时才能成为受托人。
管理日历
让主管将其日历委托给您。然后，您就可以代表主管回复邀请，创建和修改活动，以及接收有关其日历更改的电子邮件。
将每日日程发送到您主管的收件箱
向您的主管发送每日日程，让他们一到办公室就能查看当天的日程，从而有条不紊地开展工作。在早上查看电子邮件可帮助他们轻松跟踪即将到来的会议和活动。
- 在日历中，点击“设置”图标
- 在左侧的我的日历设置下方，点击您的姓名并转到其他通知。
- 在每日日程字段中，点击无旁边的向下箭头
，然后选择电子邮件。
管理您的团队
组织团队活动，制定出差计划等
需要为您的同事制定出差计划或活动计划？请使用表单创建并发送调查问卷，收集有关航班和酒店的信息，或了解适合所有人的活动日期。然后，创建网上论坛邮寄名单，向一起出差或参加活动的人员分享重要更新。
1. 创建表单
- 前往 forms.google.com。
- 点击“空白”图标
。
- 系统会打开一个新表单。
了解详情： 开始使用 Google 表单
2. 创建群组电子邮件地址
- 登录 Google 群组。
- 点击顶部的创建群组。
- 输入相关信息，并为群组选择设置。 以下是一些建议的设置：
- 谁可以查看会话：仅限团队成员（如果您希望保持项目通信私密）。
- 群组成员：项目团队中每个成员的电子邮件地址
- 群组管理员：今后可能需要向团队添加其他成员的团队成员的电子邮件地址。
- 直接添加成员：启用此选项后，您就可以控制哪些人可以加入群组。
- 点击创建群组。
通过活动附件让所有人做好会议准备
让您的主管和团队成员在会议开始前预览相关文件，为会议做好准备。发送日历邀请时，您可以附加文档、电子表格、演示文稿、日程等，以便团队中的所有人都做好准备，出谋划策。您可以添加日程、记事或演示文稿幻灯片，让您的主管和团队在会议开始前掌握最新动态。现在，每个人都可以在会议开始前查看相关文件，为会议做好准备。
为日历活动附加文件
- 在计算机上打开 Google 日历。
- 创建一个新活动或打开某个现有活动。
- 在创建新活动时，点击更多选项。
- 在说明框底部，点击“添加 Google 云端硬盘附件”图标
。
- 选择 Google 云端硬盘中的现有文件。要添加计算机中的文件作为附件，请点击上传。
- 完成后，点击选择或上传。
跟踪与设施相关的请求
想要高效地协调与设施相关的各种请求？请使用表单，让团队成员填写服务请求，例如餐饮或维护服务。然后，将表单嵌入协作平台网站，以便员工随时随地通过任意设备查看设施请求。有人提交表单后，您可以使用表格收集回复。您甚至可以设置为每当收到新回复时就发送电子邮件通知，以便设施支持团队能够尽快处理相关请求。
1. 创建表单
- 前往 forms.google.com。
- 点击“空白”图标
- 系统会打开一个新表单。
2. 将表单嵌入协作平台网站
如需在网站或博客中嵌入表单，请执行以下操作：
- 在 Google 表单中打开相应表单。
- 点击右上角的“更多”菜单
。
- 选择“嵌入 HTML”图标
。
- 要复制显示的 HTML，请点击复制。
- 将 HTML 粘贴至网站或博客。
3. 设置电子邮件通知
- 在 Google 表单中打开相应表单。
- 在表单顶部，点击回复。
- 点击“更多”图标
。
- 点击接收新回复的电子邮件通知。
4. 在电子表格中查看回复
您可以在电子表格中轻松找到所有回复。
- 在 Google 表单中打开相应表单。
- 在表单顶部，点击回复。
- 点击右上角的“在表格中查看”图标
。
使用团队日历协调时间表和空闲时间
对于大型团队来说，选择适合所有人的时间并不是件简单的事。借助日历，您可以叠加显示团队成员的日历，以查看他们何时有空。您甚至可以创建多个团队日历以跟踪会议、培训、假期等安排。知道所有人何时有空后，您就可以轻松安排团队会议或活动。
1. 创建团队日历
重要提示：您只能通过浏览器创建新日历。创建日历后，您可以在浏览器和日历应用中找到该日历。
- 在计算机上打开 Google 日历。
- 在左侧“其他日历”旁边，点击“添加其他日历”图标
创建新日历。
- 为您的日历添加名称和说明。
- 点击创建日历。
2. 与您的团队共享日历
打印您的 Google 日历
您可以打印 Google 日历，以传统方式跟踪您的日程安排。您可以选择任意日期范围、设置字体、打印活动详情等。您甚至可以全色打印，以跟踪不同类型的活动。
打印日历
- 在计算机上打开 Google 日历。
- 要选择日期范围，请点击右上方的：
- 日
- 周
- 月
- 日程
- 4 天
- 依次点击右上角的“设置”菜单
- 在“打印预览”页面上，更改字体大小或方向等详细信息。
- 点击打印。
提示：如果有可用空间，系统也会显示活动的地点或会议室。
跟踪多个时区
如果您与世界各地的人们合作，则需要知道他们在自己的时区中何时有空。您还需要确保您的主管和同事不会因为出差带来的时差问题而错过重要会议或活动。您可以向日历添加世界时钟，以便快速查看其他国家/地区的时间。
面向主管助理的 Gmail 提示
使用过滤器自动整理收件箱
您可以创建过滤器来删除邮件、为它们加注星标、将它们转发出去，或者为收到的有用邮件应用标签。例如，您主管的收件箱中可能包含大量无关的邮件，例如接受和拒绝活动的邮件。您可以设置一个过滤器，让 Gmail 自动归档这类邮件，从而保持收件箱整洁，让您的主管可以专注于最重要的邮件。
创建过滤器
您可以使用 Gmail 的过滤器管理收到的邮件，例如为电子邮件添加标签或对邮件执行归档、删除、加注星标或自动转发等操作。
- 打开 Gmail。
- 在顶部的搜索框中，点击“显示搜索选项”图标
。
- 输入搜索条件。如要检查系统是否能根据您的搜索条件正确执行搜索，请点击搜索，看看会显示哪些电子邮件。
- 在搜索窗口的底部，点击创建过滤器。
- 选择要让过滤器执行何种操作。
- 点击创建过滤器。
注意：如果您创建用于转发邮件的过滤器，则只有新邮件会受到影响。此外，如果有人回复了您已过滤的邮件，则回复邮件只有满足相同搜索条件才会被过滤出来。
提示：不妨尝试使用这些适用于组织或学校的 Gmail 过滤器。
轻松撤消发送邮件
电子邮件中有错别字？忘了添加一位收件人？不想发送邮件了？其实您可以启用 Gmail 的撤消发送功能，这样就能撤回 30 秒以内发送的邮件。
使用“撤销发送”撤回电子邮件
发送邮件后，您可以立即将其撤回：
- 左下方会显示“邮件已发送”以及“撤销”或“查看邮件”的选项。
- 点击撤消。
选择邮件撤回时间
- 在计算机上，前往 Gmail。
- 点击右上角的“设置”图标
查看所有设置。
- 在“撤消发送”旁边，选择“发送取消时间”：“5 秒”“10 秒”“20 秒”或“30 秒”。
- 点击底部的保存更改。
预先撰写一些回复并重复利用，有效节省时间
您是否常常重复撰写相同的邮件？想要轻松复制某些重要信息，例如到办公室的路线，如何安装和访问视频会议等等？使用 Gmail 的模板保存回复 - 现在，当您代主管向新客户发送电子邮件时，可以使用相同的模板，这样您就不用每次输入重复的信息了。
启用模板
- 打开 Gmail。
- 点击右上角的“设置”图标
- 点击顶部的高级。
- 在模板部分，选择启用。
- 点击底部的保存更改。
创建或更改模板
- 打开 Gmail 并点击“写邮件”。
- 在写邮件窗口中，输入模板文本内容。
- 点击“更多选项”图标
- 根据需要执行相应操作：
- 要创建新模板，请点击将草稿保存为模板
- 要更改之前保存的模板，请点击将草稿保存为模板，然后在覆盖模板下选择一个模板并点击保存即可将其覆盖。
- 要创建新模板，请点击将草稿保存为模板
- （可选）要发送电子邮件，请撰写邮件并点击发送。
插入模板
- 打开 Gmail 并点击“写邮件”。
- 点击“更多选项”图标
- 要插入模板，请在插入模板下方选择一个已保存的模板，以将其插入到电子邮件中。
- 撰写邮件的其余内容，然后点击发送。
轻松管理多个签名
是否需要在公司内部或外部电子邮件中使用不同的签名？在 Gmail 中，您可以使用模板来创建不同的签名。下次撰写电子邮件时，只需选择您想使用的签名模板即可。
创建各个签名
- 打开 Gmail。
- 点击右上角的“设置”图标
- 在常规标签页中，滚动到签名，然后点击新建签名。
- 为您的签名命名，然后点击创建。
此名称不是您的实际签名，而是签名模板的名称。 - 在右侧的文本框中，添加您的签名文本。
- （可选）要添加文本颜色、链接和图片，请使用格式栏。
- 点击底部的保存更改。
选择邮件签名
。提高工作效率的快捷键
使用键盘快捷键
想要节省时间，提高工作效率？请查看 Gmail、日历和其他 Google 服务的键盘快捷键。减少点击操作，提高工作效率。
了解如何使用键盘快捷键
通过收件箱和日历添加任务
在 Gmail 或日历中可以使用 Tasks 来确保各项任务轻重有序、缓急有度。您可以轻松将电子邮件转换为任务，还可以创建会自动显示在日历中的到期日期。
获取与联系人相关的详细搜索结果
需要团队成员的详细信息？使用 Cloud Search，您可以在所有 Google Workspace 产品中搜索与特定用户相关的工作信息。您可以查看包含联系信息和工作信息的个人资料卡片、电子邮件地址，以及任何共享云端硬盘文件和日历活动。
文档协作提示
随时随地通过任意设备访问您的文件
需要为您的主管查看一份重要的邮件，但您不在办公室，也无法查看电子邮件，该怎么办？将文件存储到云端硬盘或共享云端硬盘中，您就可以随时通过任意设备访问、共享和编辑这些文件。
了解操作方法
跟踪云端硬盘中的文件和文件夹更新
想查看文档的更改内容和更新情况？请将工作文件和文件夹保存在云端硬盘或共享云端硬盘中，并与您的主管和同事即时共享。有人添加反馈和批准后，云端硬盘会向您显示更改的文件，从而确保所有人保持同步。
查看谁评论、编辑、移动或共享了文件
您可以查看“我的云端硬盘”中文件的活动。
- 在计算机上访问 drive.google.com。
- 点击左侧的我的云端硬盘。
- 点击右上方的“信息”图标
。
- 选择一个选项。若要查看：
- 近期的更改，请选择一个选项：
- 点击活动。
- 在右侧向下滚动。
- 如要查看特定文件或文件夹的活动记录，请点击相应文件或文件夹。
- 近期的更改，请选择一个选项：
查看文件的共享对象以及谁查看了您的文件
此功能是否可用取决于您的 Google Workspace 版本和管理员设置的权限。 谁是我的管理员？
注意：此功能仅适用于 G Suite 商务版和企业版用户（条件是 G Suite 管理员权限允许）。
- 在文档、表格或幻灯片中打开文件。
注意：您必须拥有文件的编辑权限才能查看活动信息中心数据。
- 点击工具
- 您可以看到与文件活动相关的信息，例如：
- 共享记录标签：显示文件的共享对象。您还可以向协作者发送电子邮件。
- 所有查看者（单位）标签：显示单位中查看过该文件的人员。
- 查看者趋势标签：显示一段时间内的查看者人数图表。
- （可选）如果您不希望在活动信息中心显示查看历史记录，请点击隐私设置并按以下方式之一操作：
- 为所有文件停用查看历史记录：在帐号设置下方，关闭显示我对所有 Google 文档、表格和幻灯片文件的查看历史记录。
- 为某一文件停用查看历史记录：在文档设置下方，关闭显示我对此文档的查看历史记录。
- 点击保存。
轻松与您的同事协作处理文档
需要获取您的主管或团队成员对某个重要文档的反馈？想在他人查看文件时立即与其对话，而不用反复发送电子邮件？请使用文档、表格、幻灯片、表单和绘图创建并共享文档，让所有人可以实时进行交流。
共享云端硬盘中的文件
- 选择您要共享的文件。
- 点击共享或“共享”图标
。
- 输入共享对象的电子邮件地址或者您要与之共享内容的 Google 群组。
- 选择查看者、评论者或编辑者，指定共享对象对文件所具备的角色。
- 如果您的帐号符合条件，您可以添加访问权限的到期日期。
- 选择是否通知共享对象。
- 如果您想通知对方您与其共享了内容，请勾选“通知对方”旁边的复选框。如果您选择通知对方，则通知电子邮件会发送至您输入的每个电子邮件地址。
- 如果您不想通知对方，请取消选中该复选框。
- 点击发送或共享。
更快速地查找文档的变更
如果您与主管、同事协作处理同一份文件，则很难确定更改内容以及相应的更改人和更改时间。您可以使用文档中的版本历史记录查看文档的所有更改。如果您更喜欢早期版本，可以随时恢复到之前的版本。
查看或还原为 Google 文档、表格和幻灯片文件的早期版本
注意：您需要拥有所有者或编辑者权限才能查看版本记录。
- 在云端硬盘中打开您的文件。
- 点击文件
- 点击时间戳即可查看该文件之前的版本。在时间戳下方，您会看到：
- 编辑了文档的人的姓名。
- 每个人的姓名旁边会显示一种颜色，其所编辑的内容会以相应颜色显示。
- （可选）要还原为某个版本，请点击恢复此版本。
注意：您需要拥有所有者或可以编辑权限才能查看版本历史记录。
将新版本的文件上传到云端硬盘
- 在计算机上访问 drive.google.com。
- 点击要替换的文件。
- 在右上角，点击“更多”图标
“Google”、Google Workspace 以及相关标志和徽标是 Google LLC 的商标。其他所有公司名和产品名是其各自相关公司的商标。